De regering heeft in het kader van de Coronacrisis enkele bijkomende maatregelen genomen om getroffen ondernemingen te beschermen tegen hun schuldeisers. De maatregelen zijn gericht op de ondernemingen die zwaar getroffen zijn door de crisis, maar die tot 18 maart 2020 in goede gezondheid verkeerden.

Het koninklijk besluit bijzondere machten nr. 15 dd. 24 april 2020 bevat onder meer de volgende maatregelen die (minstens) van toepassing zijn tot 17 mei 2020:

– een verbod om bij ondernemingen beslag te leggen, behoudens op onroerende goederen en zee- en binnenschepen (zowel bewarend als uitvoerend)
– een verbod om ondernemingen te dagvaarden in faillissement of gerechtelijke ontbinding
– een uitstel van de betalingen in het kader van een reorganisatieplan (WCO/GRP)
– een verbod om lopende overeenkomsten (m.u.v. arbeidsovereenkomsten) eenzijdig of gerechtelijk te ontbinden wegens wanbetaling
– een tijdelijke schorsing van de verplichting van ondernemers of bestuurders van vennootschappen om een aangifte van faillissement te doen

Om misbruiken door ondernemingen die reeds voordien in financiële moeilijkheden verkeerden tegen te gaan, kunnen getroffen schuldeisers evenwel een uitzondering op voormelde maatregelen vorderen via een dagvaarding in kort geding voor de voorzitter van de ondernemingsrechtbank. Er dient immers niet alleen aan het belang van de schuldenaar maar ook aan het belang van de schuldeiser te worden gedacht teneinde een domino-effect op de economie te vermijden.

Vele ondernemingen hebben of gaan jarenlange commerciële relaties met elkaar aan en zullen nu meer dan ooit op elkaar moeten kunnen rekenen om samen de crisis te overleven. Het spreekt voor zich dat het aldus aangewezen is dat ondernemers trachten een regeling te vinden in hun dossiers (bv. betalingsmodaliteiten, al dan niet vergezeld van bepaalde zekerheden) om dit vervolgens vast te leggen in een addendum aan hun handelscontracten.

In deze periode van het jaar staat voor veel vennootschappen en verenigingen een jaarlijkse algemene vergadering voor de deur. Overeenkomstig artikel 3:1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dient de jaarrekening immers binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de aandeelhouders verenigd in vergadering of de algemene vergadering.

De veiligheidsmaatregelen die werden opgelegd met oog op de bestrijding van COVID-19 verbieden evenwel een fysieke deelname aan een dergelijke algemene vergadering.
Om hieraan tegemoet te komen werd op 9 april 2020 een volmachtenbesluit gepubliceerd dat bijkomende flexibiliteit biedt bij de organisatie van algemene vergaderingen. Meer bepaald wordt aan het bestuursorgaan in essentie twee mogelijkheden gegeven om ofwel de algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuursorgaan op een flexibele wijze te laten doorgaan ofwel om de vergadering uit te stellen tot de toestand terug is genormaliseerd.

Eerste optie: het bestuursorgaan kiest om de vergadering te laten plaatsvinden

De eerste optie bestaat erin dat het bestuursorgaan een fysieke aanwezigheid op de vergadering verbiedt wanneer een correcte naleving van de Coronamaatregelen niet kan worden gegarandeerd en beslist dat de algemene vergadering tóch zal doorgaan.

In dergelijk geval zal aan de leden of aandeelhouders de mogelijkheid worden geboden om vooraf te stemmen op afstand of via volmacht, zelfs als de statuten deze mogelijkheid niet voorzien of verbieden. Dit laat toe als het nodig is de vergadering te houden met één enkele volmachthouder, behalve als de vergadering beslissingen neemt die authentiek moeten worden vastgesteld in welk geval de notaris fysiek aanwezig moet zijn. In dat geval moeten de regels inzake social distancing uiteraard worden nageleefd.

De leden van het bureau, de bestuurders, de commissaris en de volmachthouder moeten evenmin fysiek aanwezig zijn. Zij kunnen via telefonische of videoconferentie deelnemen. Voor beslissingen die bij authentieke akte moeten worden genomen, volstaat het dat de volmachthouder, of indien zonder volmachten wordt gewerkt, één lid of vertegenwoordiger van het bestuursorgaan, fysiek aanwezig is bij de notaris om de akte te ondertekenen.

Tweede optie: het bestuursorgaan kiest om de vergadering uit te stellen

De tweede optie bestaat erin dat het bestuursorgaan kiest om de algemene vergadering uit te stellen, zelfs al werd er reeds een bijeenroeping uitgestuurd. De leden en aandeelhouders dienen in kennis te worden gesteld van het uitstel via e-mail, of als men niet over een e-mailadres beschikt via de post.

Analoog met deze mogelijkheid tot uitstel werden enkele andere deadlines uit het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met 10 weken verlengd, zoals bijvoorbeeld de voormelde verplichting om de algemene vergadering binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar te houden. Voor vennootschappen of verenigingen die hun boekjaar op 31 december 2019 afsloten, betekent dit concreet dat de jaarvergadering op heden tot maximaal 8 september 2020 kan worden uitgesteld. De goedgekeurde jaarrekening moet dan uiterlijk op 8 oktober 2020 bij de Nationale Bank van België worden neergelegd.

Vergaderingen die bijeengeroepen werden omdat het nettoactief negatief dreigt te worden of negatief geworden is, of vergaderingen die bijeengeroepen worden op vraag van de commissaris of een groep van aandeelhouders of leden, kunnen in principe niet uitgesteld worden. Voor deze vergaderingen dient de eerste optie te worden gevolgd.

Digitale bestuursvergaderingen

De regels werden tot slot ook versoepeld wat de vergaderingen van het bestuursorgaan betreft. Zo werd voorzien dat het mogelijk is om via telefonische of videoconferentie te vergaderen, zelfs indien de statuten dit zouden verbieden of niet voorzien.

Uitwerking van de maatregelen

Voormelde flexibilisering geldt retroactief vanaf 1 maart 2020 tot 3 mei 2020. Deze periode kan in functie van het verloop van de Coronamaatregelen nog worden verlengd.

Wat met de vergadering van mede-eigenaars?

Tot slot: het KB van 9 april 2020 bevat ook enkele aanvullingen op de eerder genomen maatregelen (bij K.B. van 27 maart 2020) die betrekking hebben op de organisatie en bijeenroeping van de algemene vergadering van mede-eigenaars overeenkomstig het appartementsrecht.

De algemene vergaderingen van mede-eigenaars die staan ingepland tussen 10 maart 2020 en 3 mei 2020 worden noodgedwongen uitgesteld om vervolgens te worden gehouden binnen de vijf maanden volgend op deze crisisperiode. Verder werd voorzien dat het mandaat van de syndicus en dat van de raad van mede-eigenaars dat tijdens de voormelde periode zou aflopen van rechtswege verlengd wordt tot aan de eerstvolgende uitgestelde algemene vergadering. Ook deze periode kan nog worden verlengd bij Koninklijk Besluit.

Bron: Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie, BS 9 april 2020

Bestaande vennootschappen en verenigingen kunnen ervoor kiezen om het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen vervroegd toe te passen voor 1 januari 2020 (de “opt-in”).

De wetgever heeft aan deze “opt-in” een bijzondere voorwaarde verbonden. De toepassing van het nieuwe wetboek werd immers afhankelijk gemaakt van de publicatie van het besluit tot “opt-in” in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Als gevolg hiervan rijzen er in de praktijk vragen bij de praktische verwerking van een “opt-in” indien men na de beslissing tot opt-in (maar dus vóór de publicatie) meteen andere beslissingen wenst te nemen met toepassing van het nieuwe wetboek. Zo is het bijvoorbeeld onduidelijk of men in eenzelfde akte tegelijk mocht besluiten tot de opt-in en vervolgens tot bijvoorbeeld een omzetting naar een andere rechtsvorm conform het nieuwe wetboek.

Naar aanleiding van een parlementaire vraag hieromtrent heeft de minister van justitie verduidelijkt dat de algemene vergadering kan beslissen dat het besluit tot “opt-in” tussen de aandeelhouders/leden geldt vanaf de datum van het besluit, op voorwaarde dat het besluit wordt bekendgemaakt. De vereiste van publicatie voor de inwerkingtreding zou aldus enkel dienen ter bescherming van derden, zonder dat de publicatie zelf een voorwaarde is voor het verbindend karakter van het besluit.

Bijgevolg kan een algemene vergadering die besluit tot de “opt-in” meteen andere besluiten nemen met toepassing van het nieuwe wetboek, onder voorwaarde van publicatie van de beslissing tot “opt-in” en van de daarmee gepaard gaande statutenwijziging. Dit impliceert dat u slechts één keer voor de notaris hoeft te verschijnen, waarbij u enerzijds besluit tot de “opt-in” en anderzijds meteen statuten kan aannemen en besluiten kan nemen conform het nieuwe wetboek.

Stilstaan is achteruitgaan. Daarom zoeken wij gemotiveerde medewerkers waarmee we samen ons jonge kantoor kunnen uitbouwen. Is je passie ondernemers begeleiden op vlak van ondernemingsrecht? Wil je graag in een moderne, rustige, informele doch professionele omgeving werken te Brussel? Hier vind je de volledige vacature.